Se você possui perfil empreendedor ou trabalha em alguma empresa ou instituição, pode ocorrer que, por alguma razão, você se encontre envolvido na organização de algum evento, seja ele um lançamento, curso, jornada ou qualquer outro.
Em todo encontro, ainda que o trabalho em equipe seja essencial, é importante que exista uma pessoa que funcione como uma peça de ligação entre todos os envolvidos, sejam eles membros do comitê organizador, potenciais participantes, patrocinadores ou prestadores de serviços. A essa pessoa damos o nome de Coordenador do Evento.
O trabalho do coordenador vai evoluindo à medida que a data do evento se aproxima, mas começa desde a etapa de planejamento, já que todo o enlace que antecede o evento é essencial para o seu sucesso.
As tarefas essenciais do coordenador se baseiam na:
- Coordenação geral das tarefas operacionais
- Comunicação e contato permanente com o comitê
- Participação nas reuniões internas e externas
- Aplicação de novas técnicas e estratégias de participação
Podemos dizer que o rol de tarefas do coordenador equivale ao de um regente de orquestra, onde cada um dos instrumentos tem de soar no momento correto, gerando a harmonia desejada. É necessário trabalho sincronizado de todos os integrantes. Isso é tão importante, que sua função e o modo com o qual ela se desenvolve irão influir no resultado final.
Cada pessoa possui capacidades únicas e por esse motivo um coordenador terá suas particularidades, mas existem diversas características que ajudarão esse profissional a se organizar, em momento nos quais o tempo é exíguo ou decisões têm de ser rapidamente tomadas.
A flexibilidade é uma dessas características. É uma qualidade essencial caso você esteja envolvido na organização de um evento, já que nem sempre as coisas ocorrem como planejado, em razão de atrasos e desconformidades de agentes externos, que põem em xeque o plano inicial. Se você é flexível, poderá se focar em resolver essas contingências e seguir adiante com o restante do cronograma.
Ser positivo, dinâmico e comunicativo facilita as tarefas do coordenador, já que este deverá mediar constantemente o grupo de trabalho, a contratação de produtos e serviços, muitas vezes tendo de aplicar habilidades de negociação para obter um melhor resultado.
Ser prolixo, metódico e detalhista lhe permitirá planejar tempos e criar as diferentes check lists para os dias do evento, concentrando todas as atividades e responsáveis para cada uma delas. Durante o evento, com tudo isso às claras, a supervisão da organização se mostrará muito mais eficiente.
Por último, ser observador e inovador, duas qualidades que permitirão ao coordenador estar aberto a conhecer ferramentas e serviços que reduzam perdas e desperdícios dentro da gestão de um evento. Por exemplo, no momento de registro dos participantes, onde o tempo é curto para a inscrição de muitas pessoas. Hoje existem sistemas que permitem que essa tarefa seja realizada de forma mais dinâmica, evitando filas, perda de tempo e desconforto aos participantes.
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